Hlavní kroky pro zajištění úspěšné realizace projektu v rámci OPPA
-
Zahájení realizace projektu
-
Nejprve budete poskytovatelem podpory (Magistrát hl. města Prahy) vyzváni k úpravě Vašeho projektu – při hodnocení projektu mohlo dojít k návrhu krácení některých položek v rozpočtu, úpravě harmonogramu apod.
-
Po vzájemném odsouhlasení úprav Vás poskytovatel vyzve k podpisu Grantové smlouvy, kde jsou uvedeny všechny důležité informace (identifikace smluvních stran, identifikace účtu příjemce, zálohové platby, výše nepřímých nákladů, podmínky a sankce za jejich nedodržení, atd.). Po podpisu Grantové smlouvy obdrží příjemce dotace první zálohovou platbu ve výši cca 20 % z celkové výše dotace.
-
Výběrová řízení
-
Během prvního měsíce realizace projektu je vhodné zrealizovat výběrové řízení na dodavatele zboží/služeb, na které Vám byly poskytnuty finanční prostředky
-
Typ výběrového řízení závisí na výši předpokládané hodnoty zakázky. Členíme je na:
-
Výběrové řízení s předpokládanou hodnotou zakázky do 400 000 Kč bez DPH včetně.
-
Výběrové řízení s předpokládanou hodnotou zakázky nad 400 000 Kč bez DPH a do 2 000 000 Kč bez DPH u dodávek zboží a služeb (u stavebních prací do 6 000 000 Kč bez DPH).
-
Výběrové řízení s předpokládanou hodnotou zakázky nad 2 000 000 Kč bez DPH a do 4 997 000 Kč bez DPH u dodávek zboží a služeb (u stavebních prací od 6 000 000 Kč bez DPH do 125 451 000 Kč bez DPH).
-
Každé z těchto výběrových řízení má svá specifika, kterými se příjemce musí řídit. Ta jsou uvedena a rozepsána v Projektové příručce OPPA (ke stažení ZDE)
-
Výběrové řízení začíná sestavením formálně správné zadávací dokumentace a zveřejněním na stránkách OPPA. Před tímto krokem je nutné se na stránkách OPPA zaregistrovat.
-
Po skončení lhůty pro podávání nabídek si příjemce ustanoví hodnotící komisi (počet členů hodnotící komise se odvíjí od typu výběrového řízení) a je zahájeno hodnocení nabídek, ze kterého je posléze sestaven Zápis o posouzení a hodnocení nabídek. Všichni uchazeči jsou o výsledku VŘ neprodleně informováni a s výherním uchazečem je zahájeno jednání o podpisu smlouvy o dílo.
-
Délka lhůty pro podávání nabídek, minimální počet oslovených uchazečů, počet členů hodnotící komise a další podmínky se liší dle typu jednotlivých VŘ.
-
Monitorovací zprávy
-
Příjemce dotace je povinen v souladu s pravidly OPPA monitorovat průběh realizace svého projektu. K tomuto účelu slouží formulář Monitorovacích zpráv. Existují 4 typy monitorovacích zpráv:
-
Zpráva o zahájení realizace projektu (ZoZRP) se zpracovává za období prvních dvou měsíců realizace projektu a odevzdává se do 15 dnů od ukončení popisovaných 2 měsíců. Do 30 dnů od schválení ZoZRP přijde příjemci na účet druhá záloha ve výši cca 20 % celkové výše dotace.
-
První řádná monitorovací zpráva (MZ) se zpracovává za každých šest měsíců realizace a odevzdává se do 30 dnů od ukončení monitorovacího období. Popis v první monitorovací zprávě se první 2 měsíce kryje s obdobím, které bylo popisováno v ZoZRP. Tzn. že začne-li projekt 1. 1. 2012, ZoZRP bude obsahovat popis za leden a únor a odevzdá se do 15. 3. 2012. První řádná monitorovací zpráva popisuje období leden až červen a odevzdá se do konce července. Výše další splátky dotace je závislá na nákladech, které příjemce za dané monitorovací období vynaloží.
-
Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ) se zpracovává za období posledních šesti měsíců realizace a na její zpracování a odevzdání jsou stanoveny dva měsíce. Součástí závěrečné zprávy je i souhrnná informace o projektu, ve které je celá realizace projektu stručně popsána.
-
Mimořádná monitorovací zpráva – mimořádnou MZ může příjemce dotace poskytovateli předložit ve chvíli, kdy postrádá finanční prostředky na další realizaci, jejichž výše se bude odvíjet od potřeb projektu.
-
Součástí monitorovacích zpráv jsou i povinné přílohy, např. soupiska účetních dokladů, přehled čerpání, podpisové vzory, apod.
-
Finanční stránka projektu
-
Alfou i omegou finanční stránky projektu jsou způsobilé a nezpůsobilé výdaje:
-
Způsobilé výdaje členíme na přímé a nepřímé. Přímé výdaje jsou výdaje přímo spojené s realizací projektu (tzn. každý výdaj má svoji položku v rozpočtu schválenou poskytovatelem podpory o určité výši). Nepřímé výdaje jsou stanoveny individuálně procentní sazbou z celkové výše dotace a čerpají se alikvotně k výši přímých nákladů. Tyto prostředky slouží k úhradě těch výdajů, které s realizací projektu souvisí, ale nejsou na ni přímo vázány (např. výdaje za publicitu projektu, pronájmy prostor, pokud nejsou součástí rozpočtu, úklid, ostraha, apod.)
-
Nezpůsobilé výdaje jsou všechny ostatní výdaje, které s realizací projektu nesouvisí anebo nebyly poskytovatelem podpory uznány jako způsobilé.
-
Samostatnou kapitolou finančního řízení projektu jsou mzdy realizačního týmu, které se proplácejí na základě správně vyplněné tabulky mzdových výdajů, jež je povinnou přílohou každé řádné monitorovací zprávy.
-
Kontrola na místě
-
Alespoň jednou za dobu realizace projektu k Vám do společnosti přijdou zástupci Magistrátu hl. města Prahy, aby na místě zkontrolovali věcnou i finanční stránku projektu. K dispozici by měly být originály veškeré projektové dokumentace, zejména faktur, mzdových listů, pracovních výkazů apod. U kontroly je vyžadována přítomnost statutárního zástupce nebo osoby pověřené jednáním se zástupci MHMP.
-
Monitorovací indikátory
-
Příjemci dotace jsou povinni vykazovat monitorovací indikátory (MI nebo také ukazatelé) v každé řádné monitorovací zprávě, kterými se rozumí zejména podpořené osoby, úspěšně podpořené osoby a nově vytvořené/inovované produkty. Jejich průkaznou evidenci musí být příjemce schopen předložit při kontrole. MI evidují online v aplikaci Benefit 7 na www.eu-zadost.cz.
-
Monitorovací listy jsou povinným dokumentem při realizaci OPPA, zejména při sledování podpořených osob a podpor, které jim byly poskytnuty. Monitorovací list se vede pro každou podpořenou osobu zvlášť.
-
Inovované produkty – jsou jedním z monitorovacích indikátorů. Vyjadřují takové produkty, ve kterých změny v jejich cílech, obsahu, metodách nebo formách zvýší jejich kvalitu. Produkt je souhrnný pojem označující všechny formy, kterými je poskytována podpora cílovým skupinám (např. e-learning, poradenství, konzultace, školicí materiály, apod.)
-
Publicita
-
Publicita projektu je nedílnou součástí jeho realizace. Příjemce dotace je o realizaci projektu povinen informovat veřejnost různými informačními kanály, přičemž musí dodržovat povinné prvky publicity dle pravidel OPPA. Základním prvkem publicity je logolink OPPA, skládající se z log OPPA, Magistrátu hl. m. Prahy, EU a textu Evropská Unie, Evropský sociální fond a Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti. Logolink je ke stažení na stránkách www.oppa.cz v černobílé a barevné variantě a je vhodné zvážit, jakou variantu na jaký dokument zvolit.
