Ušetřete pomocí výběrových řízení

Z médií se na nás valí černé informace o nastupující druhé vlně krize. Pro ty z nás, kteří jsou odpovědni za chod a zdravé fungování firem, to mj. znamená povel k úsporám. Zároveň řešíme dilema, jak těmito úsporami nepodvázat inovace ve firmě, motivaci lidí a růstový potenciál.

 

Typické škrty se často provádějí na tzv. „zbytných“ položkách, jako je reklama, vzdělávání zaměstnanců, vývoj nebo výkonové odměny. Praxe ukazuje, že tento postup (zejména v delším horizontu) bývá kontraproduktivní. Když se o nás zákazníci nedozví, naši obchodníci je nezaujmou, konkurence nám uteče a naši otrávení lidé nepracují s jiskrou, přijdeme o mnohem více peněz, než kolik jsme jich ušetřili.

 

Také stanovení plošných škrtů na oddělení či pobočku má svá úskalí, byť vypadá na první pohled spravedlivě. Každý provoz je specifický a v některém se po dietní kúře z předchozího vrcholu krize nedá řezat jinak než do masa. Na druhé straně platí, že pokud pokyn zní „ušetřete 15 %“, málokdo za své oddělení přijde s tím, aby ušetřil více.

 

Nástrojem, jak uspořit bez těchto negativních efektů, jsou profesionálně provedená výběrová řízení. Ničeho se nezřeknete a přitom ušetříte – někdy mnohem víc, než jste čekali.

 

Výběrová řízení nejsou jen pro veřejnou správu a kolosy

 

Obvyklé tvrzení, že výběrová řízení jsou jen pro úřady nebo pro velké firmy, protože jsou pomalá a spojená s velkou administrativní zátěží, je nepodloženou pověrou.

 

Je třeba totiž rozlišovat mezi výběrovými řízeními podle zákona o veřejných zakázkách (případně podle metodik operačních programů, realizujeme-li VŘ v rámci dotace) a výběrovým řízením z vlastní vůle. V tom druhém případě nás nesvazují žádná externí pravidla a můžeme se soustředit více na obsahovou stránku věci (vybrat toho nejlepšího dodavatele) než na formality kolem. Výběrové řízení pak může proběhnout rychle (v řádu několika dnů až týdnů) a bez zbytečného papírování.

 

Naopak, pro malé a střední podniky, případně neziskové organizace, může uspořádání výběrového řízení přinést největší úspory. Jejich vyjednávací pozice s dodavateli je jinak slabší než v případě velkých společností, a právě výběrovým řízením lze na dodavatele vyvinout potřebný tlak.

 

Přínosy výběrových řízení

 

Hlavním účelem výběrových řízení je úspora prostředků při zachování kvality a doplňkových služeb. Zkušenosti z praxe ukazují, že se tak dají „bezbolestně“ ušetřit i poměrně vysoké částky. Dělat reklamní kampaně, platit obchodní zástupce jezdící za klienty, pronajímat si místa na veletrzích – to vše jsou nezbytné a zároveň velmi nákladné nástroje přímého obchodu. Není pak jiná možnost, než že je zaplatíme v ceně produktu. Zakázka získaná účastí ve výběrovém řízení tak snižuje náklady dodavatele a tím i výslednou cenu produktu.

 

Obchodní zástupci, kteří nám chodí nabízet své produkty nebo služby, mají za úkol prodat je co nejdráže. Jsou za tímto účelem vybíráni a trénováni. Často podlehneme jejich přesvědčovacím schopnostem, nakupujeme u nich na základě vztahu, případně se naši zaměstnanci odpovědní za nákup stanou agenty prodejce (osobní výhody za nákup z firemních peněz). Transparentně dovedné výběrové řízení tak nejen šetří prostředky, ale může pomoci vyčištění atmosféry ve firmě.

 

Nemělo by se nám pak stávat, že náhodně objevíme někoho, kdo by nám produkt nebo službu dodal za výrazně lepších podmínek, než jaké máme v současnosti. Provedení výběrového řízení tak posiluje naši sebedůvěru dobrého hospodáře a je i silným argumentem např. při jednání se zahraničním vlastníkem: „Vybrali jsme podle objektivních kritérií toho nejlepšího“.

 

Pokud místo vyhledávání možných dodavatelů na internetu a schůzek s obchodními zástupci zorganizujeme v určité periodě výběrové řízení, ušetříme ve skutečnosti také čas. Při využití spolupráce s profesionály můžeme strávit výběrem jen několik málo hodin
a naši lidé se mohou jinak plně věnovat své odborné práci, která nám přinese zisk. Přitom profesionální organizace výběrových řízení je u některých dodavatelů až překvapivě levná služba s velmi výhodnými podmínkami (platíme, jen když ušetříme).

 

Mgr. Ladislav Buček

 

Více informací